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La competencia en el sector de la restauración es enorme y muy variada. Si bien es cierto que ofreciendo platillos deliciosos y estéticamente impecables se captan muchos clientes, esto muchas veces no es suficiente para que los restaurantes se mantengan en el tiempo.
La permanencia en el mercado va de la mano con la implementación de un proceso de administración adecuado. Este vigila, en forma simultánea, todos los elementos que concurren en la dinámica de la gestión y la operatividad del recinto.
Si estás iniciando un restaurante, te invitamos a leer algunos tips del proceso administrativo y otras sugerencias para que tu restaurante esté encaminado hacia el éxito.
¿Qué es la administración de un restaurante?
Entender lo que involucra la administración de restaurantes es clave para poder alcanzar las metas propuestas desde la perspectiva empresarial.
Administrar un restaurante consiste en planificar, organizar, ejecutar y controlar todos los recursos necesarios para la construcción de una oferta gastronómica diferenciada. ¿A qué recursos nos referimos? Dinero, talento humano, proveedores, equipos, ingredientes, entorno…
Como ves, son muchos los aspectos involucrados y están relacionados de manera interdependiente, por lo que resulta ser una tarea compleja. Amerita de esfuerzo continuo, capacidades cognoscitivas conceptuales y de naturaleza técnica acordes al cargo, y habilidades de comunicación. Estas últimas habilidades deben ejercerse tanto a lo interno (como líder de grupo) como a lo externo (como representante de la organización).
Respecto a los consejos de administración, siempre hay que considerar las características y naturaleza de cada emprendimiento, puesto que el manejo adecuado de cada tipo de recursos amerita tips particulares.
¿Cuáles son las funciones de un administrador de restaurante?
Las funciones de un administrador están relacionadas con la acción a desempeñar y los recursos que le corresponde manejar en un momento determinado. Por ejemplo, en relación al dinero, forma parte de sus funciones supervisar las ventas de los platillos, y supervisar o realizar diariamente el cierre de caja.
Con eso, se construirán los reportes y balances de los movimientos de efectivo y materiales, vigilando los costos, los inventarios y las reposiciones.
Respecto a estas reposiciones, debe buscar las mejores opciones entre la oferta disponible. Esto le permitirá crear vínculos con los proveedores que le proporcionen la calidad requerida por el chef y le garanticen las entregas en los momentos solicitados. También ejerce control sobre los procesos de transformación de los ingredientes, en lo particular, lo referente a la adecuada manipulación y almacenamiento.
Es importante cerciorar que los clientes sean bien atendidos, lo que incluye implementar mecanismos para conocer la opinión sobre el menú y el servicio recibidos. Del mismo modo, es recomendable que se involucre en la captación del personal, participando en la definición del perfil buscado y en los procesos de entrevista.
También vigila su capacitación y el aprendizaje constante de todo el personal, para evolucionar hacia las exigencias del mercado y verificar que los miembros del equipo realicen adecuadamente sus funciones.
Por otro lado, debe conocer sobre los aspectos legales que regulan a la gastronomía, como lo referente a permisos de funcionamiento y expendio de licores, inocuidad, seguridad industrial, manejo de personal y de conflictos, entre otros.
Por último, dependiendo de la naturaleza del restaurante, puede definir mecanismos publicitarios, aplicando estrategias para captar y asegurar la clientela. Dentro de estas destacan promociones, descuentos y actividades en días festivos (por la alta concurrencia asociada). También pueden crearse actividades especiales en los días de temporada baja para incrementar la afluencia, como noches de chicas, promociones en cocteles, disfrute de deportes en pantallas gigantes y otras
¿Cómo se sistematiza un restaurante?
Entre los consejos para restaurantes modernos está la sistematización. El uso de software para el registro y la ejecución de tareas específicas es muy valioso, incluso para locales pequeños.
Un paquete informático que ayude a gestionar la nómina constituye una valiosa adquisición. Con muy pocos clics, se pueden hacer las estimaciones del salario que les corresponde a los trabajadores, tomando en cuenta su horario regular y las jornadas especiales, entre otras consideraciones.
El software de ventas da cuenta del dinero ingresado por los diferentes mecanismos de pago que implementes. Además, permitirá saber (en una vista rápida) cuáles son los platillos más solicitados en un periodo determinado.
Esta valiosa información, además de ser un buen indicador del éxito del menú y de los favoritos del público, también es excelente para hacer las reposiciones del inventario de manera oportuna.
Un punto importante que bien puede requerir la sistematización es el manejo del inventario. La anticipación en las compras de lo que está por acabarse ahorrará malos ratos en la cocina y permitirá hacer mejor uso del dinero, comprando sólo lo necesario (especialmente cuando se trata de ingredientes perecederos).
Las reservas se pueden manejar por paquetes informáticos específicos. Aunque las llamadas siguen siendo la primera opción de muchos usuarios, cada vez más restaurantes ofrecen opciones online de reservación de fechas y mesas, a través de sus portales web y redes sociales. Esto atrae al público joven y/o profesional.
¿Cuáles son las actividades que se realizan en un restaurante?
Ya asomamos parte de esas actividades, al referir las funciones de vigilancia y supervisión de un administrador de restaurantes.
No obstante, precisamos, a continuación, las principales acciones que se ejecutan en los restaurantes:
- Elaborar un menú y asignar el precio de cada una de las preparaciones que se ofrecen.
- Realizar la capacitación del personal que se contrata.
- Realizar la limpieza diaria y profunda de todo el restaurante, al abrir y culminada la jornada de trabajo.
- Recibir, atender a los comensales y cobrar el servicio al finalizar la atención.
- Comprar, acondicionar y almacenar los ingredientes frescos.
- Comprar y organizar los ingredientes secos y de las bebidas.
- Cocinar, servir y presentar los platillos y las bebidas.
¿Cuál es el personal que necesita un restaurante?
Los cargos de personal que un restaurante necesita van a depender de su tamaño y de los servicios que ofrezca, dentro y fuera del local comercial.
Vamos a empezar por enumerar los puestos obligatorios: administrador, personal de recepción y/o atención al cliente, responsable del manejo de las formas de pago, chef, ayudantes de cocina y aseadores. Si el restaurante ofrece servicios de entrega a domicilio, debe contar con motorizado o un vehículo con chofer. Por otra parte, si ofrece estacionamiento, es necesario que cuente con personal calificado para la vigilancia.
En cuanto a las características del personal, las sugerencias de restaurantes que están dispuestos a compartir sus secretos, indican que deben saber trabajar bajo presión y en equipo, disposición para aprender y para la crítica, buenos modales, vocabulario adecuado, disfrutar de la atención a terceros, proactividad, sensibilidad en el gusto y en el olfato, así como una higiene personal excelente.